お疲れ様です。eximpです。
今日は『会議を円滑にまわすための秘訣はアイスブレイクの使い分けにある。』というテーマで独断と偏見と経験に基づき持論展開します。
はじめに：アイスブレイクとは？
アイスブレイクとは、会議やイベントの冒頭で、参加者の緊張をほぐし、コミュニケーションを活発にするための軽い活動や会話のことを指します。一般的に、自己紹介や簡単な質問、軽いゲームなどがアイスブレイクとして用いられます。この手法は、特に初対面の人々が集まる場や、参加者同士の距離感を縮めるために有効です。しかし、アイスブレイクの必要性や効果は状況によって異なります。
アイスブレイクが必要な場面
- 初対面の集まり：
初めて顔を合わせる場では、緊張感が漂いがちです。このような場面では、アイスブレイクを通じてリラックスした雰囲気を作り出し、参加者同士が話しやすい環境を整えることが重要です。 - チームビルディング：
チームメンバー間の結束を強めるためには、互いの理解や信頼関係が必要です。アイスブレイクを通じて、メンバーが気軽にコミュニケーションを取れるようになり、チームの一体感が高まります。 - リモート会議：
オンラインミーティングでは、対面よりも緊張感が高まりやすく、コミュニケーションが制限されることがあります。アイスブレイクを導入することで、参加者の緊張を和らげ、活発な議論を促すことができます。
アイスブレイクが不要な場面
- 忙しい人との会議：
忙しいスケジュールを抱えている人にとって、無駄な時間を取られることはストレスになります。このような場合は、早速本題に入り、効率的に会議を進めることが求められます。 - 定例会議：
定期的に行われる会議では、参加者がすでにお互いを知っているため、アイスブレイクの必要性は低いです。むしろ、毎回のアイスブレイクがマンネリ化し、逆効果になることもあります。 - 緊急会議：
緊急事態や迅速な対応が求められる場面では、アイスブレイクに時間を割く余裕はありません。問題解決に向けて迅速に行動することが優先されます。
私の事例
私は肩書き上、チームミーティングを開くことが多いです。マンスリーにグループミーティングを開催しています。ミーティングの後半には必ずディスカッションの時間を設けます。
しかし、おとなしい人が多いのか、施工していないのか、ディスカッションが全く盛り上がりませんでした。
このままではいけないと思い、取り入れたのがアイスブレイクです。アイスブレイクのテーマは『最近あった出来事』が多いです。このテーマはマンネリを予防できます。
また、さらに一工夫入れます。
チームは18名なので、大人数の前で話すことに抵抗がある人もいます。
この時、6名一組の少人数でアイスブレイクさせます。少人数であれば話すハードルが下がり、ディスカッションさせた後、大人数にスケールアップします。
そうすることで少しずつ積極的になる変容がみられました。
下期には、ミーティングも活発になり、さらに議論の質まで向上しました。
アイスブレイクの使い分け
アイスブレイクの効果を最大限に引き出すためには、状況に応じてその長さや内容を調整することが重要です。例えば、忙しい人との会議では、短い挨拶や簡単な質問で済ませ、迅速に本題に入るようにします。一方、人とのつながりを重視する場面では、少し時間をかけてアイスブレイクを行い、参加者がリラックスしてコミュニケーションできる環境を作り出します。
結論として、アイスブレイクの必要性は一概に決められるものではなく、参加者や状況に応じて柔軟に対応することが求められます。忙しい人にとっては、迅速な進行が重要であり、人とのつながりを重視する人にとっては、アイスブレイクがコミュニケーションの鍵となることを理解しておくことが大切です。