お疲れ様です。
eximpです。
たまには仕事の悩み的なところを語っていきたいと思います。
今日は『同僚の理解できない話』というテーマで独断と偏見に基づき分析していきます。
もう少し平たく言うと、『あいつの話がわけわからんのはなぜなのか』という話です。
私は準管理職なので、部下からトラブルの報告を受けることが多々あります。
トラブルの内容を説明してもらうのですが、当事者ですら訳のわからない説明をする部下がいます。
どうしてわからないのか、伝え方の問題点を考えてみました。
（私の傾聴力と理解力の問題は一旦横においてください。）
順番に説明している
結論としては、『起こった事象を、一から順番に説明している』です。
一見問題なさそうですが、これが私の分析した結果です。
一から順番に説明すると、何が問題なのか？
それは、話の全容が理解できないまま、説明が進んでいくということです。
つまり、どんな問題が起こったのかわからないままに、問題点の詳細を話されているのです。
たとえば、以下のように報告を受けたとします。
- Type-Cケーブルを気をつけてさしたんですけど、敗戦が剥き出しになっていることに気がつかなくて
- シンクの近くに置いておいたんですけど、濡れていないことは確認してて
- でも、心配だからタオルで拭いたんですけど
- そこまで、ひどい破損じゃないから気がつかなくて
- 会社iPhone充電したら壊れました
この場合、報告者が一番訴えたいことは、iPhoneが壊れたことですね。
ですが、この1番訴えたいことに辿り着くまでに様々な前置きが入っています。
つまり、問題がわからないまま、原因を話しているのです。
せっかく報告者なりに問題の原因を考えて報告しているのに、問題とリンクしない説明をされても、まったく頭に入ってきません。
また、一文がとても長く、一文にたくさんの情報が入っており、頭の整理が難しいです。
説明は総論→各論→根拠
この場合、以下のように説明する順番を入れ替えたほうが、管理者もすんなり理解できます。
- 会社のiPhoneが壊れてしまいました。
- 原因はType-Cケーブルの破損だとかんがえています。
- そこまでひどい破損ではなかったので、見落としてしまいました。
- シンクの近くに置いていたこともあり、濡れていた可能性も否定できません。
- 心配だったのでタオルで拭き取ってから使用しました。
よく言われる、結論から話せ。ということですね。
まずは結論で相手に起こった事象の絵を見せると、のちの説明が入っていきやすくなります。
短一文一情報を心がけよう
とにかく、説明時の一文は短く、一文一情報に止めるのが良いでしょう。
子供の説明が珍紛漢紛になるのは、一文の終わりが来ないので、文章が長くなってしまいます。
そのため、情報も必然と多くなり、一文のスタートとゴールが全く繋がっていないこともあります。
総論をはじめに話し、相手に絵を見せることを、メンタルモデルを作る。というらしいです。
つい疎かにしがちですが、的確なアドバイスをもらうためにも、
- 結論から話す
- 一文一情報
を意識することは非常に重要ですね。